Про себя и компанию

Расскажите, пожалуйста, про компанию. Чем занимается idocs?

idocs – это новый уровень электронного документооборота, первая компания в Казахстане, которая внедрила юридически значимый электронный документооборот с внешними контрагентами. Мы занимаемся автоматизацией и оптимизацией процессов, связанных с управлением документами – от создания документа до его подписания.

В 2014  году первые два original фаундера, Гаухар и Акмарал, задумали IT-стартап, который представлял из себя marketplace для физических лиц.‍

Как мы знаем, любой хороший продукт зарождается при пивоте с какого-то уже существующего продукта, потому что появляется боль.

Так вот, когда они решили расширять услуги на юридические лица, то столкнулись с проблемой – все процессы сопровождались огромной бумажной волокитой. Тогда на рынке не было платформ, которые бы занимались внешним документооборотом для компаний. Так и родилась идея создать электронный документооборот, чтобы компании могли обмениваться со своими контрагентами юридически значимыми документами. Появился idocs, первая его итерация.

‍

Как вы попали в компанию?

В 2019 году произошло изменение в составе фаундеров, сменилась вся техническая команда, появился новый CTO (технический директор, прим. ред.), и пришла я.

Тогда я только вернулась из Штатов, по профессии была продакт-менеджером. Меня взяли в команду, чтобы из существующей, скажем так, сырой версии сделать idocs таким, каким он является сейчас. В 2020 году мы запустили новый сервис, как мы его называем –  idocs 2.0. Как вы помните, случилась пандемия, что, конечно, си-и-ильно сыграло нам на руку (смеется), ведь все компании ушли на удаленку. Естественно, многим юридическим лицам пришлось столкнуться с необходимостью двигаться в сторону цифровизации.

Сейчас мы помогаем бизнесам оптимизировать процессы (порой даже их строим). У нас хорошие открытые API, что позволяет интегрировать нашу систему в любую другую существующую, чтобы все делать в режиме одного окна.

Также на сегодняшний день мы являемся единственной компанией в Казахстане, которая предоставляет юридически значимый международный электронный документооборот, когда две страны могут обмениваться документами. На данный момент это Казахстан и Россия, но мы планируем развивать сервис в Узбекистане, Кыргызстане, Азербайджане и Турции.

‍

С какой главной сложностью вы столкнулись, когда пришли в компанию?

Я хорошо помню тот день. Меня пригласили как продакт-менеджера, и в первую же минуту я попала на совещание с разработчиками, перед которыми лежало ТЗ на 400 страниц, написанное фаундером. Ребята не понимали, за что взяться в первую очередь – было очень много фич, которые планировалось внедрить.

Первое, что я сделала – выделила 30% задач, которые нужно было сделать за 3 месяца. Это было очень рискованно. Да, разработчики амбициозны, но мы знаем ситуации, когда они говорят 3 месяца, а это значит все 9 (смеется).

Запускаться надо было как можно скорее – на то, чтобы полностью переписать всю систему, у нас было полгода. Пришлось заморозить 30% задач.

‍

Расскажите об этом подробнее.

Так как мы строили продукт не для себя, а для людей, которые будут им пользоваться и за него платить, я предложила собирать фидбэк.

Обратная связь от существующих клиентов подсветила, что им нравится, а что – нет, что бы они хотели улучшить. Нам стало ясно, что нужно строить user flow, менять дизайн, уделять внимание user-experience. Если вы когда-нибудь пользовались какой-нибудь системой документооборота, то знаете, это всегда неудобно. У нас была цель сделать документооборот удобным и понятным, чтобы пользователю не надо было лишний раз напрягаться. И вот, благодаря классной команде разработчиков и прекрасному CTO, мы за полгода переписали полностью вообще все.

Разделили idocs, который раньше был одним большим монолитом, по принципу микросервисов. (Микросервисы – концепция, когда одно приложение строится как набор небольших сервисов, прим. ред.) Мы улучшили процессуальную мощность, оптимизировали скорость (к примеру, нужно подписать 1000 документов, и они подписываются за раз), привели все к красивому, удобному виду, полностью переделали шифрование, чтобы ничего не хранилось в открытых ссылках. Безопасность и конфиденциальность всех документов, которые проходят через idocs, – вопрос принципиальный.

‍

‍

Что такое диджитализация, и как она упрощает нашу жизнь?

Как бы вы для себя определили диджитализацию?

Диджитализация, если мы говорим о цифровизации услуг, – это переход бизнеса на цифровой формат, в цифровую среду. Все процессы или услуги могут предоставляться онлайн. Когда не нужно никуда идти, все работает с девайса, который у тебя под рукой.

Еще диджитализация – это про оптимизацию процессов и улучшение сервиса. Бонусом она выводит любую компанию на новый уровень. То, что раньше делали руками и долго, стало возможным сделать в пару кликов. Это помогает компаниям выйти на абсолютно другой уровень, увеличивает их конкурентоспособность на рынке.

Все просто: если ты хочешь идти в ногу со временем и рынком, ты обязан думать о том, как улучшать процессы. Если совсем коротко, то диджитализация – это упрощение всего, что окружает человека в жизни.

‍

Кейсы и Казахстан

В клиентских кейсах у вас есть пример: Раньше договоры составлялись с использованием шаблонов Word, которые затем распечатывались и рассылались по почте клиентам. Затем контракты подписывались и возвращались клиентами, а затем вручную регистрировались. Часто ли сейчас встречаются похожие случаи? Какой средний уровень цифрового развития в стране? Как он изменился с начала вашей карьеры (или за последние 10 лет)?

Такие случаи встречаются, но все реже. Конечно, на любом рынке можно найти компанию, в которой привыкли все делать на бумаге, но в целом я считаю уровень цифровизации нашей страны достаточно высоким.

Даже 8 лет назад, когда я только вернулась из Штатов, уровень казахстанского цифрового правительства сильно опережал все то, что было в США и Великобритании .

Наше электронное правительство – кейс, который рассматривается в разных топовых университетах, наши финтех-компании и приложения ведущих банков – это тоже феномен. Казахстан является самой большой экономикой в Центральной Азии.

Еще в 2017 году наша страна приняла на вооружение стратегию “Цифровой Казахстан”, с тех пор появилось много полезных для диджитализации вещей.

Наши банковские суперприложения предоставляют огромный спектр услуг: ты не только управляешь деньгами, но и можешь предъявить документы, купить билеты и куда-то улететь, заказать еду, обновить технику и все это, напомню, – через приложение банка. Мы просто быстро к этому привыкли. Казахстан далеко ушел в сторону цифровизации, сейчас также активно развивается интернет, его доступность.  Важно, чтобы не только большие города имели к нему доступ, но и отдаленные регионы.

И пусть это не очень скромно, но это, действительно, повод для гордости.

‍

Что раньше занимало дни, а сейчас – часы/минуты?  Какой пример первым приходит на ум?

Так как я занимаюсь электронным документооборотом, первые примеры в голове всегда связаны с ЭДО (электронный документооборот – прим. ред). Если договор, особенно с клиентами из другого города или региона, нужно отправлять по почте, это занимает много времени. В большой компании подписание и согласование документов может занять несколько дней, так как нужно ждать подписи нескольких человек, включая топ-менеджеров. По своему опыту работы в тех же банках, знаю, что подписание одной бумажки может занять целую неделю.

С электронным документооборотом это занимает всего несколько часов или даже минут. Документы грузятся за считанные секунды и подписываются удаленно, даже если шеф в командировке. Не нужно ждать его возвращения, отправлять почтой в другие города или хранить распечатанные документы, подшивать их – не дай бог, что-то потеряется. В целом, цифровизация все сильно упростила или лучше сказать – оптимизировала.

Если говорить об электронном правительстве, вспомните, как раньше сложно было открыть юрлицо. Нужно было идти в ЦОН, подавать заявку, ждать несколько дней, забирать документы, ставить печати и заверять их у нотариуса. Сейчас это занимает пять минут. За две минуты можно получить справку о регистрации юрлица, а для визы не нужно собирать множество документов и ехать в банк. Все онлайн. Мы настолько привыкли к новым технологиям и приложениям, что уже не представляем, как обходились без них раньше. Время сейчас – это ценный ресурс, никто не хочет тратить его впустую.

‍

Какая технология сделала все это возможным?

Интернет (смеется). Да, никакой продукт и никакая цифровизация не будут эффективными без интернета.

В регионах, если нет интернета, люди вынуждены ходить в отделения, стоять в очереди за талоном в другую очередь. Интернет должен быть не просто доступным, но и высокоскоростным, особенно в регионах. Развитие интернета связано с интернетом вещей, например, умные дома, которые упрощают жизнь и позволяют заказывать что-либо онлайн, даже не беря в руки телефон.

Также важно развитие технологий на национальном уровне. Например, NCALayer обеспечивает безопасность и юридическую значимость документа (хоть его и сложно установить). Биометрия также позволяет подписывать документы, брать что-то в рассрочку или покупать в финтех-приложениях без использования ЭЦП. Новые технологии шифрования данных обеспечивают высокий уровень безопасности.

‍

Как стать диджитал?

Если консервативная компания захочет стать цифровой, то каким должен быть ее первый шаг?

Любой консервативной компании, чтобы стать цифровой, нужно менять топ-менеджмент. Цифровизация всегда зависит от стратегического направления.

На моей практике было несколько случаев, когда у компании сменился CEO. Он решал все документы и договоры с клиентами подписывать через нас. И сталкивался с сопротивлением. В компании, где привыкли делать определенные вещи структурно, даже консервативно, люди относятся к переменам достаточно серьезно. Появляются барьеры, они долго сопротивляются. Новые процессы внедряются через боль и скандалы. Но. Проходит три месяца, и сотрудники говорят: "Как мы жили раньше, ведь все делали вручную!"

Новый топ-менеджмент строит правильную стратегию развития бизнеса, а это: цифровизация, взгляд в будущее и понимание, какие технологии доступны уже сейчас, и что можно внедрить для улучшения процессов. Это позволяет сотрудникам не заниматься бюрократией, а уделять время более важным вещам, что in a long run (в долгосрочной перспективе, прим. ред.) приносит больше дохода.

‍

Про легитимность электронных документов

Если говорить о юридической силе электронных документов, как это работает?

Если речь идет об электронных документах и цифровых электронных контрактах, которые заключаются через любые сервисы ЭДО, то это документы, подписанные ЭЦП или QR, и это имеет ту же юридическую силу, что и бумажный аналог. Вообще, в Казахстане с 2003 года существует закон об электронных документах и электронно-цифровой подписи (закон Республики Казахстан от 7 января 2003 года N 370 – прим. ред.), где указано, что любой документ, подписанный через цифровую подпись, точнее, через технологию, которую предоставляет наше Министерство цифрового развития, несет в себе юридическую силу. И любые органы принимают этот документ. Методы и технологии, которые мы используем на нашей платформе, соответствуют букве закона и требованиям, установленным МЦРИАП.

Что касается международных электронных документов и документооборота, то, чтобы придать документам юридическую значимость, нам пришлось долго договариваться с соседними странами о внесении поправок в закон. Существующий в соседней стране ЭЦП может быть разработан на другой технологии со своими методами подписания и валидации. Чтобы документ имел юридическую значимость, обе страны должны принимать ЭЦП друг друга. Только тогда документ будет признан юридически значимым в обеих странах и может быть представлен в суд, налоговую или любой другой госорган.

‍

Искусственный интеллект

У людей из разных индустрий мы спрашиваем про искусственный интеллект – что о нем думают, как относятся, насколько большую роль он может сыграть конкретно в их сфере?

Мы хотим использовать ИИ в электронном документообороте, потому что он, в теории, поможет ускорить многие процессы. Например, мы планируем использовать его для автоматического определения маршрута документа. Когда создается договор, указывается сумма, он сразу решает: "Окей, раз это такой-то договор с такой-то суммой, и ты работаешь в таком-то отделе, процесс согласования и подписания должен быть таким-то".

Однако, чтобы ИИ работал правильно и не усложнял жизнь сотрудникам, нужно собрать и загрузить правильные данные для анализа. Конечно, конечное решение всегда принимает человек, но анализ больших данных (big data) может быть автоматизирован с его помощью. Мы хотим использовать ИИ для оценки рисков, связанных с составленным договором. Например, если в договоре отсутствует какой-то пункт, искусственный интеллект может указать на возможные финансовые риски.

Мы уделяем большое внимание конфиденциальности и безопасности наших клиентов. Поэтому никогда не будем использовать ИИ для сканирования содержимого документов, чтобы не нарушать конфиденциальность. Мы не хотим, чтобы документы оказались в открытом доступе. Нужно тщательно собирать и категоризировать данные, чтобы понять, где и как можно использовать новые, пусть и популярные, технологии.

Использовать данные без ведома клиентов нельзя. Например, к нам обращались компании из других стран для потенциального партнерства. Они хотели, чтобы мы заранее предоставляли информацию о суммах закрытых сделок. Звучит классно и перспективно, но это небезопасно для клиентов. Мы выделяем много ресурсов на информационную безопасность и прошли множество аудитов, включая государственный и несколько американских аудитов. Прошли их с flying colours (с честью прим. ред.) Гордимся этим и не собираемся рисковать безопасностью и конфиденциальностью данных пользователей ради трендов.

‍

Про пользу для компаний

Насколько владельцам бизнеса помогает сократить расходы электронный документооборот?

Для крупных компаний, стремящихся к автоматизации и оптимизации процессов с использованием цифровых решений, расходы важны, но не являются главным критерием. Их больше интересует эффективность: насколько быстрее и проще стали процессы, насколько меньше человеческих ресурсов уходит на рутинные задачи, ведь все это напрямую влияет на прибыльность бизнеса.

Важно еще то, что крупные компании и банки раньше покупали огромные здания для хранения документов. Например, трудовой договор должен храниться 75 лет, а строительные документы — от 100 до 150 лет. Все это нужно физически хранить, что требует дополнительных затрат на персонал и инфраструктуру.

При переходе на облачные или цифровые решения, думать о хранении бумаг или потере документов не приходится. Существует множество способов обеспечить безопасность данных, включая ежедневные бэкапы с глубиной в 7 дней и размещение серверов в разных городах Казахстана. Например, во время январских событий в Казахстане, когда в Алматы ничего не работало, мы планировали поднять серверы в Астане и на западе страны, чтобы обеспечить бесперебойную работу.

‍

Какой следующий шаг? Что сейчас на пороге интеграции?

Недавно мы добавили возможность подписания через QR-код. Осенью запускаем мобильное приложение, которое позволит подписывать, создавать и отправлять документы из любой точки мира. Если у тебя есть телефон, интернет и приложение eGov, то тебе не о чем беспокоиться. Также внедряем подписание с помощью SMS для удобства, например, страховых компаний, которые обслуживают физических лиц, – чтобы клиентам все можно было сделать с телефона. Также мы расширяем линейку модулей для продуктов 1С, с которых начинали. Хотим, чтобы весь документооборот компании можно было вести в режиме одного окна.

Моя личная цель – создать low-code, no-code конструктор шаблонов. Например, заявление на отпуск должно автоматически создавать приказ. Хочется, чтобы сотрудники сами могли создавать такие шаблоны и настраивать базовые процессы без необходимости нанимать разработчиков или искать дорогие решения, такие как SAP.

‍

Совет читателям

Дадите совет читателям? Абсолютно любой.

Лично для меня самое главное – не бояться. Не бояться пробовать что-то новое. Каждый раз, когда мы делали что-то новое, каким бы безумием это ни казалось, мы просто говорили себе: “Давайте сделаем это”.

В моменты, когда ты сомневаешься – а вдруг не получится, а сколько на это необходимо ресурсов, нужно просто раздробить одно большое решение на несколько – помельче – и сделать первый шаг.